Senin, 27 Juni 2011

Hambatan-Hambatan dalam Melaksanakan Pelayanan Publik Di Bidang Pembuatan Kartu Tanda Penduduk Dan Kartu Keluarga

Dalam melaksanakan kinerjanya, banyak permasalahan yang dihadapi oleh aparatur pemerintah daerah khususnya di Kecamatan Kalitengah dalam pelayanan publik bidang pembuatan KTP dan KK. Faktor yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan kinerja aparatur pemerintah daerah di Kecamatan Kalitengah dalam pelayanan publik di bidang KTP dan KK dikelompokkan menjadi dua, yaitu : pertama, faktor internal birokrasi publik, kedua, faktor eksternal, yakni berupa dinamika masyarakat dan tumbuh kembangnya masalah yang dihadapi oleh masyarakat sebagai pihak yang dilayani.
Masalah yang dihadapi aparatur pemerintah daerah, baik yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal muaranya lebih banyak diarahkan pada kinerja aparatur pemerintah daerah dalam menjalankan tugas yang diamanatkan kepadanya.
Faktor lingkungan internal birokrasi bisa berupa situasi dan kondisi, baik berupa organisasi (struktur, penempatan personel, efektifitas kegiatan) efektifitas komunikasi antar unit, sumber daya dan pemberdayaannya. Contoh spesifik diantara faktor penghambat dari lingkungan internal dalam hal pelayanan KTP dan KK adalah :
1. Terbatasnya sarana dan prasarana.
Dalam menjalankan tugasnya, petugas pelayanan KTP dan KK di Kecamatan Kalitengah telah memanfaatkan teknologi komputer. Komputer merupakan satu-satunya sarana pendukung yang digunakan dalam proses pembuatan KTP dan KK. Data yang telah di isi dalam blanko pengisian di isikan kembali ke dalam form yang ada di komputer, untuk selanjutnya dicetak sesuai dengan permohonan. Dapat dipastikan hanya dalam waktu sekitar 5 sampai dengan 10 menit KTP dan KK yang diinginkan langsung jadi. Akan tetapi tidak begitu halnya jika listrik tiba-tiba padam, maka proses pembuatan KTP dan KK akan terhambat. Begitu juga pada saat proses pembuatan foto KTP jika pemohon tidak menyertakan foto dalam blankonya.
Listrik sebagai satu-satunya sumber tenaga yang menghidupkan komputer seringkali mengalami pemadaman dan itu seringkali terjadi tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu, sehingga sangat menggangu kelancaran pembuatan KTP dan KK.
Begitu juga dengan Internet, sebagai sarana komunikasi langsung yang dilakukan oleh petugas kecamatan dengan kabupaten untuk melakukan registrasi kependudukan seringkali mengalami jaringan yang terputus-putus. Karena memang Kecamatan Kalitengah terletak di daerah pedesaan yang saluran telekomunikasinya sering mengalami gangguan. Sehingga secara tidak langsung kelancaran pembuatan KTP dan KK terhambat dan memakan waktu yang lama.
2. Administratur atau birokrasi kecamatan.
Diakui oleh banyak pihak memang saat ini pejabat birokrasi kecamatan belum sepenuhnya dapat bersikap profesional dalam menjalankan tugasnya, utamanya dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Kemampuan dan kerampilan aparat dalam menjalankan pekerjaan menurut bidang dan tingkatan masing-masing belum dapat dijalankan secara maksimal. Hal tersebut disebabkan oleh tidak adanya kesesuaian antara tingkat pengetahuan dan dasar latar belakang pendidikan dengan beban kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Tidak adanya peraturan daerah tersendiri, semacam Protap (prosedur tetap) sebagai standar pelayanan dalam hal ini pelayanan di bidang KTP dan KK. Di Kabupaten Lamongan khususnya di Kecamatan Kalitengah belum ada aturan khusus yang mengatur tentang pelayanan publik. Selama ini yang dipakai sebagai standar pelayanan hanya sebatas Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 11 tahun 2005 tentang Pelayanan Publik.
Belum ada standar dalam pelayanan KTP maupun KK, menyebabkan masyarakat cenderung memilih membayar biaya yang lebih tinggi kepada penyelenggara layanan atau bahkan kepada calo untuk memperoleh hasil pelayanan secara baik dan cepat tanpa perlu bersusah payah.

Sementara itu, faktor penghambat dari lingkungan ekternal berupa situasi dan kondisi disekeliling organisasi yang berpengaruh terhadap kelancaran pelaksanaan kinerja aparat di Kecamatan Kalitengah. Faktor-faktor tersebut adalah :
1. Masalah data, seringnya masyarakat dalam mengajukan permohonan kurang melengkapi data dan berkas-berkas sebagai persyaratan proses layanan yang diinginkan. Dalam hal ini masyarakat masih kurang sadar arti pentingnya kelengkapan berkas untuk sebuah kelancaran pengurusan.
2. Kurangnya partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang diberikan oleh kantor kecamatan.
3. Sosial budaya masyarakat, selama ini masyarakat yang tempat tinggalnya jauh dari kantor kecamatan lebih banyak yang membuat KTP secara kolektif, sehingga hal tersebut memacu keinginan dari aparat khususnya aparat desa untuk membebani pemohon dengan biaya yang lebih tinggi.

Faktor penghambat dari lingkungan internal yang lain adalah kurangnya dana. Tidak adanya dana secara khusus sebagai antisipasi kerusakan dan kesalahan dalam pembuatan KTP dan KK menjadi salah satu faktor penghambat dalam pelaksanaan retribusi sebagai mestinya. Sedangkan pada Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 11 Tahun 2005 Tentang Pelayanan Publik pada Pasal 23 ayat (1) menyebutkan : Semua anggaran pelayanan publik pada instansi pemerintah dibebankan pada masing-masing penyelenggara pelayanan publik. Namun hal tersebut tidak seharusnya menjadi kendala dalam pelayanan pembuatan KTP dan KK pada tingkat kecamatan.
Menghadapi berbagai macam permasalahan yang dapat menghambat kinerja aparatur dalam pelaksanaan pelayanan publik, khususnya di bidang KTP dan KK, pihak kecamatan telah melakukan upaya-upaya yang antara lain : pertama, untuk mengetahui adanya pemadaman listrik, pihak kecamatan selalu berupaya menjalin komunikasi secara teratur dengan pihak PLN dan Telkom untuk mengantisipasi adanya pemadaman. Hal tersebut dilakukan sampai sekarang, mengingat pihak kecamatan belum mempunyai alternatif lain sebagai pengganti peralatan yang ada.
Kedua, Memberikan fasilitas yang memadai sebagai sarana dan prasarana pelayanan. Untuk mendukung kelancaran tugas umum, khususnya dalam hal pelayanan kepada masyarakat di Kecamatan Kalitengah, maka diperlukan beberapa peralatan pendukung seperti sarana komputer dan sarana pendukung lainnya. Dengan demikian, pemerintah kecamatan berkewajiban untuk memfasilitasi dan memonitoring kegiatan yang dilakukan oleh staf pelayanan.
Untuk meningkatkan kinerja aparat agar lebih profesional dalam pelayanan publik, upaya yang dilakukan adalah mengikutkan pegawai kecamatan yang akan ditempatkan sebagai petugas pelayanan publik keberbagai pelatihan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kemampuan kapasitas wawasan aparat/staf di lingkungan instansi kecamatan di dalam pelayanan publik, yang selanjutnya dapat dipergunakan sebagai acuan berprilaku dan bersikap dalam layanan kepada masyarakat. Dengan demikian apabila kemampuan staf telah meningkat, maka diharapkan dalam pelayanan publik dibidang KTP dan KK lebih tertib dan baik.
Peningkatan kemampuan sumber daya aparatur juga melalui beberapa studi banding di beberapa kecamatan yang lain. Hasil yang dicapai adalah meningkatnya wawasan dan terciptanya pemahaman yang sama bagi aparat di lingkungan kecamatan dalam melaksanakan pelayanan publik di bidang pelayanan KTP dan KK. Adapun peserta dari kecamatan kalitengah yang mengikuti kegiatan ini sebanyak 3 (tiga) orang.
Menghadapi kendala di peraturan, upaya yang dilakukan adalah melakukan pembahasan Protap tentang pelayanan publik. Penataan kelembagaan Kecamatan Kalitengah dilaksanakan dalam rangka untuk melihat sejauh mana efisiensi dan efektifitas organisasi pelayanan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Berdasarkan kinerja dilapangan menunjukkan bahwa ada sebagian aparat tidak dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya secara efisien dan efektif sehingga direkomendasikan agar dibuat prosedur tetap sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hasil selanjutnya digunakan sebagai bahan proses perumusan dan penyusunan protap yang akan disyahkan. Namun hal itu masih sebatas pembahasan belum terealisasi sampai sekarang, hambatan yang dihadapi adalah kesibukan dari para aparat dan pimpinan sehingga jadual yang telah ditetapkan untuk membuat protap belum dapat dilaksanakan. Juga adanya ketakutan dari aparat kecamatan untuk membuat peraturan tersendiri tanpa ada persetujuan dari pihak kabupaten.
Dalam mengatasi kendala finansial, sejauh ini pihak kecamatan telah melaksanakan penyusunan anggaran kebutuhan dana yang dialokasikan untuk pelayanan publik Namun hal tersebut belum dapat terealisasi, mengingat hingga kini masih belum ada persetujuan dari Camat untuk ditetapkannya aturan tentang dana yang didapat oleh instansi pelayanan publik
Upaya untuk mengatasi hambatan dari masyarakat, antara lain dilakukan dengan cara melaksanakan rapat koordinasi teknis dengan para Kepala Desa yang diadakan rutin minimal tiga kali dalam satu bulan. Maksud diadakannya rapat ini adalah : pertama, untuk menyamakan persepsi diantara instansi terkait dari tingkat RT, RW, kelurahan sampai kecamatan mengenai penyelenggaraan pelayanan publik, khususnya di bidang KTP dan KK. Kedua, membahas permasalahan yang aktual mengenai pelayanan kedua hal tersebut. Ketiga sebagai upaya sosialisasi tarif pembuatan KTP dan KK keseluruh Kepala Desa yang ada untuk diteruskan kepada masyarakatnya masing-masing agar tidak terjadi kesimpangsiuran. Keempat, melakukan sosialisasi tentang beberapa kelengkapan yang harus dilengkapi oleh masyarakat dan yang harus dibawa ketika mengurus KTP dan KK supaya ketika mengurus di tingkatan kecamatan dapat dilayani dengan baik. Lewat rapat kordinasi ini juga sebagai upaya untuk meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik, karena lewat koordinasi ini juga apabila ada keluhan atau permasalahan terkait dengan pelayanan publik dari masyarakat dapat disampaikan melalui Kepala Desa masing-masing untuk selanjutnya disampaikan dan dibahas di rapat koordinasi ini.

2 komentar: